iP24 moduły


iP24/Dokumenty

Moduł iP24/Dokumenty pozwala na automatyzację procesów biznesowych przedsiębiorstwa realizowaną przy wykorzystaniu dostępnych w module funkcjonalności.

Informacje przechowywane i przetwarzane w ramach modułu iP24/Dokumenty są zapisywane w bazie danych, jako dokumenty. Każdy z dokumentów charakteryzuje się stałymi elementami interfejsu użytkownika, w szczególności przypisanymi prawami do dokumentu.

Moduł iP24/Dokumenty oferuje szereg standardowych funkcjonalności opisanych poniżej:

  • Ewidencjonowanie korespondencji (elektronicznej i tradycyjnej), kontaktów, terminów;
  • Wprowadzanie, porządkowanie i katalogowanie dokumentów;
  • Dekretowanie dokumentów;
  • Przypisanie uprawnień do danego dokumentu poszczególnym osobom oraz całym jednostkom organizacyjnym przedsiębiorstwa;
  • Wykorzystanie predefiniowanych typów dokumentów – wychodzących, przychodzących, wewnętrznych, notatek, przedsięwzięć handlowych, itp.
  • Wbudowane funkcje elektronicznego zatwierdzania dokumentów, ich dekretacji i powiadamiania o dokumentach;
  • Śledzenie stanu dokumentów i szczegółowe planowanie zakresu odpowiedzialności nad poszczególnymi przedsięwzięciami;
  • Tworzenie i wysyłanie korespondencji seryjnej. Możliwość łatwego przygotowywania etykiet adresowych.
  • Zarządzanie bazą kontaktów, firm współpracujących, podwykonawców, kontrahentów;
  • Definiowanie kryteriów pozwalających na sortowanie i przeglądanie wszystkich wprowadzonych do systemu danych firm i osób;
  • Zarządzanie informacjami o partnerach biznesowych;
  • Wbudowany moduł poczty elektronicznej zintegrowany z innymi modułami aplikacji;
  • Prosty mechanizm przekazywania korespondencji elektronicznej do bazy dokumentów modułu iP24/Dokumenty
  • Mechanizm importu plików;
  • Rejestr Moje dokumenty prezentujący dokumenty z modułu iP24/Dokumenty w podziale na stworzone przez bieżącego użytkownika oraz za które jest odpowiedzialny;
  • Rejestracja czytania dokumentu i umieszczanie wpisu o tym fakcie w historii dokumentu;

Dodatkowo do modułu iP24/Dokumenty dodane zostały następujące funkcjonalności: Akty Wewnętrzne, CRM oraz Przetargi.


iP24/Finanse

Moduł finansowy posiada  szereg funkcjonalności:

  • Wystawianie faktur sprzedażowych, korekt faktur sprzedażowych, not korygujących, generowanie raportów – wystawianie dokumentów sprzedażowych przy użyciu informacji teleadresowych zapisanych wcześniej w module kontrahentów.
    • Prezentacja faktur sprzedażowych według: statusu, numeru, nabywcy.
    • Zestawienie: faktur niezapłaconych, faktur wystawionych w bieżącym miesiącu, zestawienie roczne, dokumentów anulowanych.
    • Możliwość generowania raportów i podsumowań.
    • Automatyczna informacja o fakturach, dla których został przekroczony termin płatności.
  • Automatyczne wystawianie faktur – możliwość zdefiniowania automatycznej faktury wystawianej cyklicznie za daną usługę, dla danej firmy. W ramach zdefiniowanego cyklu generowana jest automatycznie faktura, która musi być jedynie zatwierdzona przed przesłaniem do klienta.
  • Rejestracja faktur przychodzących – możliwość szybkiego wprowadzania do systemu faktur przychodzących, generowania z nich raportów i załączania obrazów oryginałów.
    • Prezentacja faktur przychodzących według: statusu, numeru, sprzedawcy.
    • Zestawienie: faktur niezapłaconych, faktur wystawionych w bieżącym miesiącu,  faktur w trakcie weryfikacji OCR, zestawienie roczne, dokumentów anulowanych.
  • Rejestracja korekt faktur przychodzących – możliwość automatycznego wprowadzania dokumentów przy wykorzystaniu techniki OCR. Automatyczne powiązanie korekt z fakturami przychodzącymi.
    • Prezentacja korekt faktur przychodzących według: statusu, numeru faktury.
    • Zestawienia: niezapłaconych, zestawienie roczne.
  • Rejestracja not korygujących dla faktur przychodzących – możliwość automatycznego wprowadzania dokumentów przy wykorzystaniu techniki OCR. Automatyczne powiązanie korekt z fakturami przychodzącymi.
    • Prezentacja not korygujących według: statusu, numeru faktury.
    • Zestawienie roczne.
  • Rejestracja faktur pro forma – możliwość automatycznego wprowadzania dokumentów przy wykorzystaniu techniki OCR.
  • Rejestracja dokumentów WZ – możliwość automatycznego wprowadzania dokumentów przy wykorzystaniu techniki OCR. Automatyczne powiązanie dokumentów WZ z fakturami przychodzącymi.
    • Prezentacja dokumentów WZ według: numeru WZ, numeru faktury, firmy.
  • Rejestracja rachunkówmożliwość automatycznego wprowadzania dokumentów przy wykorzystaniu techniki OCR.
  • Tworzenie paczek przelewówprzygotowanie przelewów w formacie Elixir1 do automatycznego wprowadzania do systemów bankowych.
  • Zarządzanie płatnościami, kontrola kosztów – dzięki przypomnieniom i specjalnemu oznaczeniu w spisie dokumentów jesteśmy na bieżąco informowani o przekroczonych oraz zbliżających się terminach płatności. Możliwość tworzenia zestawień i raportów pozwala mieć stałą kontrolę nad dokumentami przekazywanymi do systemu finansowo księgowego.

Moduł iP24/Finanse pozwala na wdrożenie automatyzacji obiegu faktur kosztowych. Dostępna w module funkcjonalność przyjmowania faktur umożliwia wprowadzanie faktur przy pomocy skanera przemysłowego. Faktury mogą być przesyłane w „paczkach”, a system rozdziela je na poszczególne faktury, które są następnie poddawane procesowi rozpoznawania treści (OCR).

Wprowadzanie faktury składa się z trzech etapów – skanowania, rozpoznawania oraz weryfikacji. Etap weryfikacji przeprowadza upoważniony pracownik, który decyduje, czy dane z faktury zostały poprawnie przeniesione do systemu. Jeśli wymagane jest dokonanie poprawek lub uzupełnień to operacja ta jest elementem etapu weryfikacji.

Proces obiegu faktur przychodzących zawiera kolejno kroki weryfikacji merytorycznej, opisywania, dekretacji, akceptacji i płatności. Przebieg procesu może być modyfikowany w zależności od potrzeb klienta.

Organizacje wielooddziałowe mogą usprawnić obieg faktur poprzez wykorzystanie adresu poczty elektronicznej do przesyłania faktur w postaci zeskanowanej ze skanera przemysłowego lub jako załączników do poczty elektronicznej. Tak przesłane faktury będą przez system przetworzone i udostępnione upoważnionemu pracownikowi do weryfikacji.

Taką metodę przesyłania faktur można również udostępnić kontrahentom.


iP24/Kadry

Moduł pozwala na elektroniczną obsługę wniosków urlopowych, delegacji pracowniczych i nieobecności. Zawiera następujące funkcjonalności:

  • Karty pracowników – karty pracowników dają możliwość stworzenia bazy pracowników firmy. Wszystkie dokumenty związane z danym pracownikiem (np. umowa o pracę, zaświadczenia lekarskie, aneksy do umowy) są powiązywane z jego kartą pracownika. W karcie pracownika rejestrowane są też powierzone pracownikowi zasoby firmowe, jak komputer, telefon, samochód itp.
  • Obsługa nieobecności – urlopy, zwolnienia lekarskie – automatyczne formularze pozwalają wysłać np. wniosek o urlop do akceptacji przez przełożonego. Formularze jednocześnie wyliczają, ile danemu pracownikowi przysługuje dni urlopu.
  • Obsługa delegacji służbowych – wnioski o delegację obsługiwane są w pełnym zakresie, od momentu złożenia wniosku przez pracownika, do finalnego rozliczenia. Dotyczy to również wniosków o delegacje zagraniczne.
  • Kalendarz firmowy – informacje o zatwierdzonych urlopach i delegacjach są automatycznie umieszczane w kalendarzu firmowym, dostępnym dla wszystkich użytkowników. Istnieje również możliwość ręcznego dodania pozycji kalendarza.
  • Zastępstwa – w wypadku nieobecności pracownika w firmie, zdefiniowanie zastępcy powoduje automatyczne przypisanie praw dostępu do dokumentów osoby zastępowanej. Dla wniosków urlopowych i delegacji jest to element procesu obsługi tych dokumentów.
  • Rekrutacja – możliwość utworzenia specjalnego segregatora dla potrzeb rekrutacji na poszczególne stanowiska z podsegregatorami na CV rozpatrzone pozytywnie, negatywnie i niepewne. Dzięki temu nawet przy ogromnej ilości kandydatów proces będzie uporządkowany i będzie mógł przebiegać szybko i sprawnie.
  • Oceny pracowników – możliwość definiowania celów, oraz okresowa ocena wyników pracy. Rejestracja pochwał, nagan, spóźnień, oraz innych zdarzeń pomocnych przy ocenie pracownika.
  • Zarządzanie zasobami firmowymi – możliwość definiowania zasobów, automatycznego nadawania numerów inwentarzowych, przydzielania zasobów pracownikom.
  • Obsługa kart obiegowych – automatyzacja procesu rozliczania pracowników, z którymi rozwiązano umowę o pracę.