iP24/Bankowość Spółdzielcza – funkcje

  • Użytkownik korzysta z aplikacji za pośrednictwem przeglądarki internetowej.
  • Dostęp do aplikacji iP24/Bankowość Spółdzielcza jest chroniony procedurą uwierzytelniającą – uprawniony użytkownik musi podać własne dane logowania – nazwę konta użytkownika oraz hasło dostępu.
  • Aplikacja iP24/Bankowość Spółdzielcza umożliwia logowania za pośrednictwem Active Directory.
  • Technologia wykorzystywana przy tworzeniu iP24 umożliwia integrację z innymi systemami pozwalając  na automatyzacje przekazywania danych pomiędzy tymi systemami.

Moduł iP24/Bankowość Spółdzielcza/Dokumenty

Moduł iP24/Dokumenty pozwala na automatyzację procesów biznesowych banku realizowaną przy wykorzystaniu dostępnych w module funkcjonalności.

Informacje przechowywane i przetwarzane w ramach modułu iP24/Dokumenty są zapisywane w bazie danych, jako dokumenty. Każdy z dokumentów charakteryzuje się stałymi elementami interfejsu użytkownika, w szczególności przypisanymi prawami do dokumentu.

Moduł iP24/Bankowość Spółdzielcza/Dokumenty oferuje szereg standardowych funkcjonalności opisanych poniżej:

  • Ewidencjonowanie korespondencji biznesowej zarówno elektronicznej (e-maile), jak i tradycyjnej (faksy i pisma), ewidencjonowanie kontaktów (dane adresowe, notatki), terminów (spotkania), a także zadań handlowych oraz innych dokumentów wewnętrznych i administracyjnych.
  • Wprowadzanie, porządkowanie i katalogowanie dokumentów – w tym zarządzanie tradycyjnymi zbiorami korespondencji.
  • Dekretowanie dokumentów, podobnie jak ich zatwierdzanie, wymaga spełnienia jednego podstawowego warunku – dokumenty mogą być dekretowane tylko przez uprawnionych użytkowników, czyli uprawnionych pracowników banku, w której korzysta się z aplikacji.
  • Przypisania uprawnień do danego dokumentu poszczególnym osobom oraz całym jednostkom organizacyjnym banku poprzez przyporządkowanie tej osoby do jednej z predefiniowanych grup użytkowników.
  • Wykorzystanie predefiniowanych typów dokumentów – wychodzących (pismo, e-mail), przychodzących (pismo, e-mail), wewnętrznych, notatek, przedsięwzięć itp.
  • Wbudowane funkcje elektronicznego zatwierdzania dokumentów, ich dekretacji i powiadamiania o dokumentach.
  • Śledzenie stanu dokumentów i szczegółowe planowanie zakresu odpowiedzialności nad poszczególnymi projektami.
  • Tworzenie i wysyłanie korespondencji seryjne
  • Możliwość łatwego przygotowywania etykiet adresowych. Za pomocą funkcji modułu iP24/Dokumenty można sformatować i wydrukować etykiety adresowe.
  • Zarządzanie bazą kontaktów, firm współpracujących, podwykonawców, kontrahentów
  • Definiowanie kryteriów pozwalających na sortowanie i przeglądanie wszystkich wprowadzonych do systemu danych firm i osób według wybranego przez użytkownika klucza
  • Zarządzanie informacjami o partnerach biznesowych, budowanie bazy kontaktów personalnych powiązanych bezpośrednio z firmami.
  • Wbudowany moduł poczty elektronicznej zintegrowany z innymi modułami aplikacji.
  • Prosty mechanizm przekazywania korespondencji elektronicznej do bazy dokumentów modułu iP24/Dokumenty.
  • Wbudowana w poczcie elektronicznej obsługa wiadomości błyskawicznych (czat).
  • Kalendarz widoczny dla wszystkich użytkowników aplikacji.

Na potrzeby Banku Spółdzielczego w Miliczu w module iP24/Dokumenty wykonano poniższe modyfikacje:

  • Mechanizm importu plików z folderów dyskowych do modułu iP24/Dokumenty
  • Mechanizmu propagacji dokumentów. Mechanizm obejmuje:
    • możliwość definiowania listy osób, które mają obowiązek zapoznania się z dokumentem
    • możliwość wysłania polecenia zapoznania się z dokumentem
    • kontrolę i zapamiętywanie potwierdzenia zapoznania się z dokumentem
    • monitowanie przez system konieczności zapoznania się z dokumentem
    • generowanie raportu stanu zapoznania się z dokumentem
  • Dodanie rejestru Moje dokumenty prezentującego dokumenty z modułu iP24/Dokumenty w podziale na stworzone przez bieżącego użytkownika oraz za które jest odpowiedzialny posortowane malejąco lub rosnąco
  • Wprowadzenie rejestracji czytania dokumentu i umieszczania wpisu o tym fakcie w historii dokumentu
  • Dodanie pola widgetu na stronie głównej iP24, w którym umieszczane mogą być linki do przydatnych informacji

iP24/Bankowość Spółdzielcza/Finanse

Moduł finansowy posiada  szereg funkcjonalności:

  • Wystawianie faktur sprzedażowych, korekt faktur sprzedażowych, not korygujących, generowanie raportów – wystawianie dokumentów sprzedażowych przy użyciu informacji teleadresowych zapisanych wcześniej w module kontrahentów.
  • Automatyczne wystawianie faktur – możliwość zdefiniowania automatycznej faktury wystawianej cyklicznie za daną usługę, dla danej firmy. W ramach zdefiniowanego cyklu generowana jest automatycznie faktura, która musi być jedynie zatwierdzona przed przesłaniem do klienta.
  • Rejestracja faktur przychodzących – możliwość szybkiego wprowadzania do systemu faktur przychodzących, generowania z nich raportów i załączania obrazów oryginałów.
  • Rejestracja korekt faktur przychodzących – możliwość automatycznego wprowadzania dokumentów przy wykorzystaniu techniki OCR. Automatyczne powiązanie korekt z fakturami przychodzącymi.
  • Rejestracja not korygujących dla faktur przychodzących – możliwość automatycznego wprowadzania dokumentów przy wykorzystaniu techniki OCR. Automatyczne powiązanie korekt z fakturami przychodzącymi.
  • Rejestracja faktur pro forma – możliwość automatycznego wprowadzania dokumentów przy wykorzystaniu techniki OCR.
  • Rejestracja dokumentów WZ – możliwość automatycznego wprowadzania dokumentów przy wykorzystaniu techniki OCR. Automatyczne powiązanie dokumentów WZ z fakturami przychodzącymi.
  • Rejestracja rachunków – możliwość automatycznego wprowadzania dokumentów przy wykorzystaniu techniki OCR.
  • Tworzenie paczek przelewów – przygotowanie przelewów w formacie Elixir1 do automatycznego wprowadzania do systemów bankowych.
  • Zarządzanie płatnościami, kontrola kosztów – dzięki przypomnieniom i specjalnemu oznaczeniu w spisie dokumentów jesteśmy na bieżąco informowani o przekroczonych oraz zbliżających się terminach płatności. Możliwość tworzenia zestawień i raportów pozwala mieć stałą kontrolę nad dokumentami przekazywanymi do systemu finansowo księgowego.

Moduł iP24/Bankowość Spółdzielcza/Finanse pozwala na wdrożenie automatyzacji obiegu faktur kosztowych. Dostępna w module funkcjonalność przyjmowania faktur umożliwia wprowadzanie faktur przy pomocy skanera przemysłowego za pośrednictwem adresu poczty elektronicznej lub zasobu sieciowego.

Faktury mogą być przesyłane w „paczkach”, a system rozdziela je na poszczególne faktury, które są następnie poddawane procesowi rozpoznawania treści (OCR).

Wprowadzanie faktury składa się z trzech etapów – skanowania, rozpoznawania oraz weryfikacji. Etap weryfikacji przeprowadza upoważniony pracownik, który decyduje, czy dane z faktury zostały poprawnie przeniesione do systemu. Jeśli wymagane jest dokonanie poprawek lub uzupełnień to operacja ta jest elementem etapu weryfikacji.

Proces obiegu faktur przychodzących zawiera kolejno kroki weryfikacji merytorycznej, opisywania, dekretacji na konta kosztowe, akceptacji i płatności. Przebieg procesu może być modyfikowany w zależności od potrzeb klienta.

Organizacje wielooddziałowe mogą usprawnić obieg faktur poprzez wykorzystanie adresu poczty elektronicznej do przesyłania faktur w postaci zeskanowanej ze skanera przemysłowego lub jako załączników do poczty elektronicznej. Tak przesłane faktury będą przez system przetworzone i udostępnione upoważnionemu pracownikowi do weryfikacji.

Taką metodę przesyłania faktur można również udostępnić kontrahentom.

iP24/Bankowość Spółdzielcza/Kadry

Moduł kadrowy posiada następujące funkcjonalności:

  • Karty pracowników – karty pracowników dają możliwość stworzenia bazy pracowników banku. Wszystkie dokumenty związane z danym pracownikiem (np. umowa o pracę, zaświadczenia lekarskie, aneksy do umowy) są powiązywanie z jego kartą pracownika. W karcie pracownika rejestrowane są też powierzone pracownikowi zasoby firmowe, jak komputer, telefon, samochód itp.
  • Obsługa nieobecności – urlopy, zwolnienia lekarskie – automatyczne formularze pozwalają wysłać np. wniosek o urlop do akceptacji przez przełożonego. Formularze jednocześnie wyliczają, ile danemu pracownikowi przysługuje dni urlopu.
  • Obsługa delegacji służbowych – wnioski o delegację obsługiwane są w pełnym zakresie, od momentu złożenia wniosku przez pracownika, do finalnego rozliczenia. Dotyczy to również wniosków o delegacje zagraniczne.
  • Kalendarz firmowy – informacje o zatwierdzonych urlopach i delegacjach są automatycznie umieszczane w kalendarzu firmowym, dostępnym dla wszystkich użytkowników. Istnieje również możliwość ręcznego dodania pozycji kalendarza.
  • Zastępstwa – w wypadku nieobecności pracownika w pracy, zdefiniowanie zastępcy powoduje automatyczne przypisanie praw dostępu do dokumentów osoby zastępowanej. Dla wniosków urlopowych i delegacji jest to element procesu obsługi tych dokumentów.
  • Rekrutacja – możliwość utworzenia specjalnego segregatora dla potrzeb rekrutacji na poszczególne stanowiska z podsegregatorami na CV rozpatrzone pozytywnie, negatywnie i niepewne. Dzięki temu nawet przy ogromnej ilości kandydatów proces będzie uporządkowany i będzie mógł przebiegać szybko i sprawnie.
  • Oceny pracowników – możliwość definiowania celów, oraz okresowa ocena wyników pracy. Rejestracja pochwał, nagan, spóźnień, oraz innych zdarzeń pomocnych przy ocenie pracownika.
  • Zarządzanie zasobami banku – możliwość definiowania zasobów, automatycznego nadawania numerów inwentarzowych, przydzielania zasobów pracownikom.
  • Obsługa kart obiegowych – automatyzacja procesu rozliczania pracowników, z którymi rozwiązano umowę o pracę

 Przeczytaj więcej o systemie iP24 dla Banków Spółdzielczych oraz o back-office.